تقنيات نظم المعلومات الذكية في اعمال السكرتارية وإدارة المكاتب

image description
مدة البرنامج :
فترة البرنامج :
تصنيف البرنامج : السكرتاريا وإدارة المكاتب

محتويات البرنامج

مقدمة

اﺻﺑﺢ ﻣن اﻻھﻣﯾﺔ ﻹﻧﺟﺎز اﻻﻋﻣﺎل اﻟﻣؤﺳﺳﯾﺔ واﺻﺑﺢ اﻟﺗطوﯾر ﺣﺎﺟﺔ ﻣﻠﺣﺔ ﺗرﺗﻛز ﻋﻠﯾﮭﺎ ادارة اﻟﻣؤﺳﺳﺎت ﺑﺷﻛل ﻓﺎﻋل وﻣﺗﻣﯾز وان ادارة اﻟﻣﻛﺎﺗب واﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ أﻛﺛر اﻟﻣﻔﺎھﯾم اھﻣﯾﺔ واﻟﺗﻲ ﺗﺳﺎھم ان ﺗم ﻣﻘﺎرﺑﺗﮭﺎ ﺑﺷﻛل ﺻﺣﯾﺢ ﻓﻲ اﻟﺗﻔرﯾق ﺑﯾن اﻟﻣؤﺳﺳﺎت اﻟﻌﺎدﯾﺔ واﻟﻣؤﺳﺳﺎت اﻟﻣﺗﻣﯾزة واﻟﺗﻲ ﺗﺳﻌﻰ اﻟﻰ ﺗﺣﻘﯾق اھداﻓﮭﺎ وارﺿﺎء ﻣﺗﻠﻘﻲ اﻟﺧدﻣﺔ.

ان مجال اعمال السكرتارية يعتمد اعتماداً كاملاً على استخدام التقنيات الحديثة والتى تزداد الحاجة اليها في ظل التقدم التكنولوجي الحديث والمعلومات التقنية ذات صلة وثيقة بالتكنولوجيا وهى تعتبر الدينمو المحرك للعمل المكتبي. نجد اهمية تقنية المعلومات ونظم المعلومات في اعمال السكرتارية وادارة المكاتب في استخدام تلك التقنيات في العمل المكتبى ، ونجد ان اعمال السكرتارية الناجحة هي التى تعتمد على التقنية الحديثة ولتى تتطلب وجود المعينات الحديثة حتى تساعد على ادارة العمل المكتبي بصورة فعالة ، ولابد من التفكير في طرق اداء العمل وعمل التعديلات اللازمة على أساليب العمل ، ومن هنا سيتطرق البرنامج التدريبي "تقنية ونظم المعلومات الحديثة في اعمال السكرتارية وإدارة المكاتب " الى افضل الممارسات العالمية ذات الشأن .

اﻫﻤﯿﺔ البرنامج:

ان اﻻھﺗﻣﺎم ﺑﺗﻛﻧوﻟوﺟﯾﺎ اﻟﻣﻛﺎﺗب اﻟﺣدﯾﺛﺔ ﻓﻲ ﺗطوﯾر اﻻﻋﻣﺎل ﯾﮭدف اﻟﻰ ﺗﺣﺳﯾن اﻻداء اﻟوظﯾﻔﻲ ﻣن ﺧﻼل اﻧﺟﺎز اﻻﻋﻣﺎل ﺑﺳرﻋﺔ ودﻗﺔ ﻣﺗﻧﺎھﯾﺔ وﺑﺗﻛﻠﻔﺔ اﻗل ، ﺑﺣﯾث ﯾﻛون ﻣردود اﻟﺗدرﯾب ﻋﻠﻰ اﺳﺗﺧدام اﻟﺗﻛﻧوﻟوﺟﯾﺎ واﺛرھﺎ ﻋﻠﻰ اﻻداء واﻟﺗﻌرف ﺟودة اﻟﺑرﻣﺟﯾﺎت اﻟﻣﺳﺗﺧدﻣﺔ ﻹدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب و ﺗﺣﺳﯾن وﺗطوﯾر اﻻﻋﻣﺎل اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ ﺑﻣﺎ ﯾﺗواﻓق ﻣﻊ اﻟﺗﻛﻧوﻟوﺟﯾﺎ اﻟﺣدﯾﺛﺔ ﻟﻠﮭواﺗف اﻟذﻛﯾﺔ وﺗواﺑﻌﮭﺎ ﻣن )ﻓﺎﻛس وﻣﺎﺳﺢ ﺿوﺋﻲ واﺧرى ... ( ، وﻛذﻟك ﺗﺳﺎﻋد اﻟﻣﺳﺎﺣﺎت اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺷﺑﻛﺔ اﻻﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ اﻟﻰ اﻟﻘﯾﺎم ﺑﻣﻌظم اﻻﻧﺷطﺔ.

اﻟﻬدف اﻟﻌﺎم:

ﯾﮭدف ﺑرﻧﺎﻣﺞ دﺑﻠوم ادارة اﻟﻣﻛﺎﺗب واﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ إﻟﻰ إﻛﺳﺎب اﻟﻣﺷﺎرﻛﯾن اﻟﻣﮭﺎرات اﻟﻣﺗﻘدﻣﺔ اﻟﺗﻲ ﺗﻣﻛﻧﮭم ﻣن أداء واﺟﺑﺎﺗﮭم وﻣﺳؤوﻟﯾﺎﺗﮭم ﻓﻲ ﻣﺟﺎل اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ وإدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب ﺑﻛﻔﺎءة وﻓﻌﺎﻟﯾﺔ، ﺑﻣﺎ ﻓﻲ ذﻟك اﻟﺗدرﯾب ﻋﻠﻰ أﻋﻣﺎل اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻹﻟﻛﺗروﻧﯾﺔ، واﻟﺗواﺻل اﻟﻔﻌّﺎل، وإدارة اﻟوﻗت، وﺣﻔظ اﻟﻣﻌﻠوﻣﺎت ﺑطرﯾﻘﺔ ﻣﻧظﻣﺔ ﯾﺳﮭل اﻟرﺟوع إﻟﯾﮭﺎ ﻋﻧد اﻟﺣﺎﺟﺔ.

تفاصيل البرنامج

    • ﯿدرك اﻟﻤﺘدرب ﻤﻔﻬوم إدارة اﻟﻤﻛﺎﺘب وﺘﻨظﯿﻤﻬﺎ وﻓق اﻟطراﺌق اﻟﻌﺼرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ اﺨﺘﺼﺎﺼﺎت وواﺠﺒﺎت وﻤﺴؤوﻟﯿﺎت ﻤدراء اﻟﻤﻛﺎﺘب
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻠوﻛﯿﺔ اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ ﺒوظﯿﻔﺔ ﻤدﯿر اﻟﻤﻛﺘب، وﻓن اﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ اﻟﻘﯿﺎدات واﻟﻤرؤوﺴﯿن
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ وظﺎﺋف اﻟﻣﻛﺗب اﻟﺣدﯾث، وأھداﻓﮫ، وأھﻣﯾﺔ إدارﺗﮫ
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ ﻤﻔﻬوم اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ وأﻫﻤﯿﺘﻬﺎ وأﻨواﻋﻬﺎ
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرة اﻟﺘﻤﯿز ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ وٕادارة اﻟﻤﻛﺎﺘب اﻟﻤﻌﺎﺼرة
    • ﯿﺘﻤﻛن اﻟﻤﺘدرب ﻤن اﻻطﻼع ﻋﻠﻰ اﻷﺴﺎﻟﯿب اﻟﺤدﯿﺜﺔ ﻓﻲ اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ وﺘﻨﻤﯿﺔ ﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻛرﺘﯿر اﻟﺨﺎص
    • ﯾﺗﻣﻛن اﻟﻣﺗدرب ﻣن اﺳﺗﺧدام اﻟﺣﺎﺳوب ﻟﻛﺎﻓﺔ اﻟﺗطﺑﯾﻘﺎت اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺑراﻣﺞ اﻟﺣدﯾﺛﺔ
    • ﯿﺘﻌرف ﻋﻠﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت ﺘﻨظﯿم اﻟﻌﻤل اﻟﻤﻛﺘﺒﻲ: اﻟﻤواﻋﯿد، اﻟوﻗت، ﺘرﺘﯿب اﻷﻋﻤﺎل ﺤﺴب اﻷوﻟوﯿﺎت، وٕاﻋداد ﺠدول اﻷﻋﻤﺎل وﻛﺘﺎﺒﺔ اﻟﺘﻘﺎرﯿر
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ ﻤﻔﻬوم اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻹﻟﻛﺘروﻨﯿﺔ
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرات اﻻﺘﺼﺎل واﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ اﻵﺨرﯿن، وﻀﻐوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ ﻤﻛﺎﺘب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك اﻹﻨﺴﺎﻨﻲ اﻟراﻗﻲ
    • ﯿدرك اﻟﻤﺘدرب ﻤﻔﻬوم إدارة اﻟﻤﻛﺎﺘب وﺘﻨظﯿﻤﻬﺎ وﻓق اﻟطراﺌق اﻟﻌﺼرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ اﺨﺘﺼﺎﺼﺎت وواﺠﺒﺎت وﻤﺴؤوﻟﯿﺎت ﻤدراء اﻟﻤﻛﺎﺘب
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻠوﻛﯿﺔ اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ ﺒوظﯿﻔﺔ ﻤدﯿر اﻟﻤﻛﺘب، وﻓن اﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ اﻟﻘﯿﺎدات واﻟﻤرؤوﺴﯿن
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ وظﺎﺋف اﻟﻣﻛﺗب اﻟﺣدﯾث، وأھداﻓﮫ، وأھﻣﯾﺔ إدارﺗﮫ
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ ﻤﻔﻬوم اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ وأﻫﻤﯿﺘﻬﺎ وأﻨواﻋﻬﺎ
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرة اﻟﺘﻤﯿز ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ وٕادارة اﻟﻤﻛﺎﺘب اﻟﻤﻌﺎﺼرة
    • ﯿﺘﻤﻛن اﻟﻤﺘدرب ﻤن اﻻطﻼع ﻋﻠﻰ اﻷﺴﺎﻟﯿب اﻟﺤدﯿﺜﺔ ﻓﻲ اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ وﺘﻨﻤﯿﺔ ﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻛرﺘﯿر اﻟﺨﺎص
    • ﯾﺗﻣﻛن اﻟﻣﺗدرب ﻣن اﺳﺗﺧدام اﻟﺣﺎﺳوب ﻟﻛﺎﻓﺔ اﻟﺗطﺑﯾﻘﺎت اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺑراﻣﺞ اﻟﺣدﯾﺛﺔ
    • ﯿﺘﻌرف ﻋﻠﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت ﺘﻨظﯿم اﻟﻌﻤل اﻟﻤﻛﺘﺒﻲ: اﻟﻤواﻋﯿد، اﻟوﻗت، ﺘرﺘﯿب اﻷﻋﻤﺎل ﺤﺴب اﻷوﻟوﯿﺎت، وٕاﻋداد ﺠدول اﻷﻋﻤﺎل وﻛﺘﺎﺒﺔ اﻟﺘﻘﺎرﯿر
    • ﯿﺘﻌرف اﻟﻤﺘدرب ﻋﻠﻰ ﻤﻔﻬوم اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻹﻟﻛﺘروﻨﯿﺔ
    • ﯿﻛﺘﺴب اﻟﻤﺘدرب ﻤﻬﺎرات اﻻﺘﺼﺎل واﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ اﻵﺨرﯿن، وﻀﻐوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ ﻤﻛﺎﺘب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك اﻹﻨﺴﺎﻨﻲ اﻟراﻗﻲ

المحاور الرئيسية

 

الوحدة الأولى : المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب

  • مدير المكتب المعاصر

  • السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب "مفاهيم واسس"

  • اعمال السكرتارية التنفيذية

  • مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب

  • العمل المكتبي واهميته

  • تنظيم وادارة المعلومات

  • قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية

الوحدة الثانية : المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف

  • المهارات الادارية الذاتية والسلوكية

  • مهارات الاتصال والابتكار

  • مهارات اعداد وكتابة التقارير و الخطابات و المذكرات الإدارية

  • فنون الاتيكيت و مهارات التعامل مع الجمهور

  • المهارات المهنية لمدراء المكاتب و المساعدين الشخصيين

  • نظام المعلومات الإداري و دور مدير المكتب

  • كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها

  • تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية

  • المنهج الابتكاري و التفكير الإبداعي لمدراء المكاتب و السكرتارية التنفيذية

  • التخطيط والإعداد و الصياغة القيقة لمحاضر الاجتماعات

  • الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية

  • التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالا و استقبالا

الوحدة الثالثة : المهارات و المهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمى

  • تنظيم المحفوظات الصادرة و الواردة إلكترونيا

  • تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيا

  • إعداد المراسلات و المذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية

  • فن الحديث و الإنصات ( مهارات التقديم و العرض الإلكتروني )

  • تخطيط الوقت و تنظيم الاجتماعات إلكترونيا ( الاستثمار عن بعد )

  • السكرتارية التنفيذية الإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية

  • استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب

  • استراتيجيات الأرشفة و الحفظ وتأمين الوثائق و الاسترجاع الإلكتروني

  • التقنيات الحديثة في مكينة المحفوظات والوثائق

  • إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق و الملفات المستندية بالحاسب الالي

  • إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير"

الوحدة الرابعة : فن ادارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

  • إعداد وتنظيم المقابلات و اللقاءات

  • إعداد و تنظيم الاجتماعات و اللجان

  • إعداد وكتابة المحاضر و الجلسات و التقارير الفعالة

  • كيفية مواجهة ضغوط العمل و السيطرة على القلق و التوتر

  • مهارات الاتصال و التواصل

الوحدة الخامسة : تدريبات عملية وورش عمل ادارة المكاتب

  • ورشة عمل في : المواقف التي تواجه -

  • مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها

  • ورشة عمل في : مقومات التعامل مع الاخرين ( الرؤساء و الزملاء و المرؤوسين والجمهور )

  • التطورات المتلاحقة للأجهزة و البرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية

  • مهارات الاتصال الحديثة

  • ادارة الوقت و الضغوط

  • مقياس قدرات التفكير

  • مقياس الذكاء المتعدد

  • مقياس النمط الاتصالى

  • مقياس بناء الفريق

  • هرم الاحتياجات الانسانية

الوحدة السادسة : مهارات تكنولوجية لإدارة المكاتب

  • اوامر برمجية ويندوز

  • اوامر برمجية وورد

  • اوامر برمجية اكسل

  • اوامر برمجية بوربوينت

  • اوامر برمجية اوتلوك

  • صف الارتكاز عربي انجليزي

  • الصف العلوي والسفلي

الوحدة السابعة : مهارات الاتصال باللغة الإنجليزية

  • قواعد المحادثة العامة باللغة الانجليزية

  • قواعد الكتابة باللغة الانجليزية

  • كتابة المراسلات الرسمية

  • كتابة المراسلات التجارية 

  • كتابة العقود

 

loader