الاتصال الكتابي الفعال في بيئة الأعمال الحديثة

image description
مدة البرنامج :
فترة البرنامج :
تصنيف البرنامج : السكرتاريا وإدارة المكاتب

محتويات البرنامج

مقدمة

لو تفحصنا الاتصال الكتابي في بيئة الأعمال الحديثة لوجدناه يتطلب مزيجاً متميزاً من القدرات التي قد تبدو للوهلة الأولى غير ذات صلة، ولكن في الواقع اجتماعها وتوظيفها بشكل متكامل ضروري لتحقيق فعالية الاتصال الكتابي. فهذه القدرات تشمل مهارات فكرية كالقدرة على التحليل، والتخطيط، والتنظيم، والتوجهات، وقيم احترافية كالصدق والأمانة، والموضوعية، ومراعاة التفاصيل، ومهارات سلوكية كالتواصل، وفهم الآخرين، ومهارات لغوية كالإلمام بقواعد اللغة المستخدمة في الاتصال، وامتلاك قاعدة غنية من المفردات، والقدرة على التعبير الموجز المحكم، ومهارات متوسطة إلى متقدمة في استخدام تطبيقات تقنية المعلومات، هذا بالإضافة إلى قدرات أساسية هامة في مجال البحث، وجمع المعلومات.

وتعتبر قدرات الاتصال الكتابي من المتطلبات الوظيفية التي يشترك في طلبها بدرجة أو بأخرى جميع المؤسسات في القطاعين العام والخاص، لذا تم تعريفها ضمن منظومة القدرات الأساسية التي تستهدفها برامج التأهيل الوظيفي. وتستهدف جميع الأفراد الذين يستوجب عملهم تعلم مهارات الاتصال الكتابي سواء كانوا في بداية حياتهم العملية أو في سبيلهم للترقي، وتنمية مهاراتهم الوظيفية.

يغطي البرنامج التدريبي" مهارات الاتصال الكتابي الفعال" جميع وسائل الاتصال الكتابي الشائعة في مجال الأعمال؛ كالرسائل، والمذكرات، والتعاميم الرسمية، والقرارات، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والرسائل الإلكترونية وكيفية وضع معايير الكتابة ذات الجودة العالية  يتعلم المشارك طرق الكتابة بشكلٍ أسرع بدرجة عالية من الوضوح واكتساب المهارات اللازمة لمراجعة كل نوع من أنواع الوثائق وتوليفها على نحوٍ دقيق. 

وبنهاية هذا البرنامج سيتمكن المتدرب من استخدام كافة وسائل الاتصال الكتابي في مجال الأعمال، أي أنه سيكون قادراً على كتابة كافة أنواع الرسائل، والمذكرات الداخلية، واستخدام البريد الإلكتروني كوسيلة للاتصال السريع وبشكل فعال. أيضاً، سيتمكن المتدرب من معرفة كيفية إرسال البرقيات، والفاكسات، وكيفية التحضير للاجتماعات، وعمل محاضرها والجداول الخاصة بها، بالإضافة إلى كيفية كتابة التقارير وملخصاتها، والمقترحات بأنواعها. وسيركز المنتسبين على رفع مستوى معرفتهم بأشكال الكتابة ومهامها حيث سيشمل البرنامج على قواعد اللغة وأساليب التنسيق مع التركيز على الأنشطة والتمارين التفاعلية لمنح المنتسبين الفرصة لممارسة مهاراتهم في كتابة الأعمال المهنية والحصول على تغذية راجعة بناءة.

تفاصيل البرنامج

    صُممت هذه الدورة لتلبي الاحتياجات المختلفة للعاملين في جميع المستويات الإدارية في مختلف الدوائر والمؤسسات في كلا  القطاعين العام والخاص، ممن يتطلب عملهم  كتابة وإعداد التقارير والرسائل والبحوث، إلى جانب:

    • المشرفين الإداريين ومساعديهم
    • مدراء المكاتب والمساعدين التنفيذيين والمنسقين الإداريين
    • كل من يتطلب عمله إعداد وكتابة التقارير والرسائل المهنية

    صُممت هذه الدورة لتلبي الاحتياجات المختلفة للعاملين في جميع المستويات الإدارية في مختلف الدوائر والمؤسسات في كلا  القطاعين العام والخاص، ممن يتطلب عملهم  كتابة وإعداد التقارير والرسائل والبحوث، إلى جانب:

    • المشرفين الإداريين ومساعديهم
    • مدراء المكاتب والمساعدين التنفيذيين والمنسقين الإداريين
    • كل من يتطلب عمله إعداد وكتابة التقارير والرسائل المهنية

المحاور الرئيسية

محتوى البرنامج:

التقنيات الحديثة للكتابة الفعالة:

  • تعريف الكتابة الفعالة

  • خصائص الكتاب فعالة

  • فهم بصمات التواصل الفعال

  • عناصر التواصل الكتابي

  • الكتابة في سياق الأعمال

  • فهم الجمهور

  • وضع هدف لكتاباتك

  • فهم مصادر سوء الفهم

  • نصائح لكتابة الأعمال

تنظيم المحتوى:

  • أشكال التواصل الثلاثة

  • استخدام لغة بسيطة ومحددة لتفادي الالتباس

  • استخدام لغة إيجابية

  • تطبيق قواعد النقاط

  • الحفاظ على الأسلوب الشخصي

  • تجنب التكرار

  • استخدام الأفعال النشطة لتعزيز الاستجابة

أسلوب الكتابة:

  • إضافة لمسة شخصية على كتابة الأعمال

  • تنظيم الفقرات بشكل فعال

  • استخدام جمل متنوعة

  • النقاط الست المهمة في الكتابة الفعالة

  • تمييز العبارات المبتذلة واللغة غير المفهومة

  • تطبيق مؤشر fox للكتابة المعقدة

  • استخدام الوسائل البصرية لدعم النص

  • الذهاب إلى آخر كلمة في النص: للتحقق من صحة الكتابة

التسلسل المنطقي للأفكار:

  • بناء رسالتك الرئيسية

  • تنظيم الكتابة إلى مقدمة وعرض وخاتمة

  • بناء الأفكار من نهاية المقدمة

  • التأكد من انسيابية وتدرج الافكار من الأعلى إلى أسفل

  • وضع خاتمة خالية من الأخطاء

  • تلخيص الأفكار بشكل فعال

الاستجابة لحالات معقدة من خلال الكتابة:

  • وطد العلاقة مع جمهورك

  • إدارة التوقعات: الاستجابة للأنباء السيئة

  • إدارة التوقعات: كيف ترفض

  • التعامل مع مختلف الشخصيات

  • العدائي: الاستجابة بحزم

  • المتشائم: التمسك بالحقائق

  • المتذمر: وضع القواعد

  • من يعرف كل شيء: ابقاء التركيز

  • المغرور: المبالغة في الوصف

  • المناور: اتخاذ المبادرة

loader